Lark là nền tảng quản lý công việc và giao tiếp nhóm miễn phí, được tích hợp nhiều tính năng như trò chuyện, phân công công việc, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu,... Dưới đây là hướng dẫn cơ bản giúp bạn và nhóm của mình sử dụng Lark để chia việc và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
1. Đăng ký và đăng nhập Lark
-
Truy cập trang web chính thức: https://www.larksuite.com
-
Nhấn vào nút Sign up for free để đăng ký tài khoản bằng email hoặc số điện thoại
-
Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể tải ứng dụng Lark cho Windows, macOS, iOS, Android hoặc sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web
2. Tạo workspace (không gian làm việc nhóm)
-
Khi đăng nhập lần đầu, bạn sẽ được hỏi muốn tham gia nhóm hiện có hay tạo nhóm mới (workspace)
-
Chọn Tạo workspace mới để bắt đầu một không gian làm việc cho nhóm bạn
-
Đặt tên nhóm và mời thành viên (qua email hoặc link mời)
3. Tạo nhiệm vụ và chia việc
Cách 1: Sử dụng ứng dụng Tasks trong Lark
-
Nhấn vào biểu tượng "Tasks" trong thanh bên trái (hoặc nhấn vào biểu tượng dấu cộng "+" để thêm ứng dụng nếu chưa thấy)
-
Nhấn nút Create Task để tạo nhiệm vụ mới
-
Điền thông tin nhiệm vụ:
-
Tiêu đề công việc
-
Người được giao (Assign to)
-
Thời hạn hoàn thành (Due date)
-
Ghi chú mô tả, file đính kèm nếu cần
-
-
Nhấn Create để lưu lại. Người được giao sẽ nhận thông báo tự động.
Cách 2: Tạo nhiệm vụ ngay trong cuộc trò chuyện
-
Mở đoạn chat nhóm hoặc cá nhân
-
Gõ nội dung công việc, sau đó nhấn vào biểu tượng “…” > Create Task
-
Lark sẽ tự tạo một nhiệm vụ với nội dung chat đó
4. Quản lý và theo dõi tiến độ công việc
-
Trong phần Tasks, bạn có thể xem các nhiệm vụ theo:
-
List view: Dạng danh sách
-
Kanban view: Dạng bảng (chia cột theo trạng thái như: Đang làm, Đã hoàn thành,…)
-
-
Có thể lọc theo người phụ trách, thời hạn, trạng thái,...
-
Mỗi thành viên được giao nhiệm vụ có thể:
-
Cập nhật tiến độ (đổi trạng thái)
-
Bình luận, đính kèm file, ghi chú thêm trong từng nhiệm vụ
-
5. Tổ chức lịch làm việc và nhắc nhở
-
Vào mục Calendar (Lịch) để tạo lịch họp, lịch deadline công việc
-
Bạn có thể:
-
Gắn nhắc nhở cho từng đầu việc
-
Mời người khác tham gia lịch
-
Đồng bộ với Google Calendar nếu cần
-
6. Tạo tài liệu và chia sẻ file
-
Dùng Lark Docs (giống Google Docs) để tạo văn bản, bảng tính, biểu mẫu…
-
Có thể chia sẻ tài liệu vào nhiệm vụ hoặc đoạn chat
-
Tài liệu có thể chỉnh sửa cùng lúc nhiều người, lưu tự động
7. Các mẹo sử dụng hiệu quả hơn
-
Ghim những nhiệm vụ quan trọng ở đầu danh sách
-
Gán nhãn (labels) cho nhiệm vụ theo dự án hoặc nhóm
-
Dùng bot “Reminders” để tự động nhắc lịch làm việc
-
Tạo nhóm chat riêng cho từng dự án, liên kết với danh sách nhiệm vụ tương ứng
Kết luận
Lark là một phần mềm chia việc thông minh, đơn giản, dễ dùng nhưng rất mạnh mẽ. Chỉ cần vài bước cơ bản, bạn đã có thể tổ chức và điều hành công việc nhóm một cách chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc từ xa, nhóm startup hoặc công ty nhỏ cần giải pháp quản lý miễn phí mà hiệu quả.
