Quản lý một quán cafe hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều khâu như quản lý đơn hàng, tồn kho, nhân viên và chăm sóc khách hàng. Để làm được điều này một cách dễ dàng và hiệu quả, nhiều quán cafe đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý. Một số quy trình làm việc của phần mềm thường có như sau:

• Nhân viên nhận order ngay tại bàn cho khách hàng chỉ bằng 1 chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Kiểm tra bàn trống, tình trạng sử dụng bàn nhanh chóng để kịp thời sắp xếp cho khách mới.
• Thêm/Bớt món ăn dễ dàng khi khách hàng có nhu cầu đổi món.
• Chức năng đặt món tiện lợi nhanh chóng và cập nhật món dễ dàng chỉ với vài cú click chuột.
• Đồng bộ thông tin order giữa bồi bàn - bếp - thu ngân quản lý, giảm thiếu tối đa thời gian phục vụ.

Khi chọn phần mềm quản lý quán cafe, cần xem xét nhu cầu cụ thể của quán, ngân sách và sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm. Thử nghiệm các bản dùng thử nếu có để đánh giá tính phù hợp trước khi quyết định mua.